O setor logístico tem vivenciado inúmeras mudanças operacionais que buscam otimizar os processos por meio da tecnologia. A Logística 4.0 passa a ser uma realidade e conceitos como conectividade e inteligência de dados são fundamentais para o fluxo de informações e o sucesso das estratégias. Diante deste cenário, a gestão paperless mostra-se natural, embora ainda exija uma adaptação por parte dos colaboradores.

O termo significa “sem papel”, e pretende reduzir ao máximo a utilização deste material, fundamental antes da digitalização das operações. Inicialmente resultado da preocupação com os impactos ambientais, a adoção de uma postura paperless por parte de empresas e indústrias traz diversos outros benefícios.

Como transformar a logística em paperless?

Os avanços tecnológicos são a base para a substituição das toneladas de papel que eram utilizadas anualmente por grandes organizações. A coleta, conferência e movimentação de informações é realizada de maneira totalmente digital, reduzindo a quantidade de documentação impressa e até mesmo o uso de blocos de nota, assim como incentivando a utilização de assinaturas digitais em contratos e documentos importantes.

Para isso, softwares de gestão e sistemas de rastreamento por código de barras são essenciais, já que armazenam uma imensa quantidade de dados, permitem o acesso fácil e rápido, integram as informações com diversas etapas do processo logístico e automatizam o fluxo. A digitalização dos contratos e documentos, de preferência de todos os setores da empresa, também é necessária, tornando-os disponíveis online e viabilizando a busca prática e a consulta por mais de uma pessoa simultaneamente.

Porém, para que toda esta mudança seja colocada em prática e gere os resultados esperados, a equipe precisa estar capacitada para lidar com a tecnologia e disposta a transformar a rotina e os hábitos adquiridos em anos de trabalho manual. Insegurança e aversão à automatização de processos podem acontecer. Para contornar este problema é preciso um treinamento completo, deixando claro quais são os pontos positivos de ações paperless no dia a dia e orientando quanto ao uso dos novos sistemas.

Pontos positivos do paperless

Aplicar o conceito de paperless na rotina é uma tarefa que exige tempo, investimentos tecnológicos e readequação comportamental. Em contrapartida, proporciona benefícios que viabilizam o desenvolvimento empresarial e a conquista de espaço no competitivo mercado atual. Confira as principais vantagens da redução de papel no cotidiano logístico.

Precisão de informações

A automatização da coleta de dados permite maior efetividade no processo, reduzindo os riscos de erros e retrabalhos e, assim, minimizando os custos. Desta forma, eleva-se a qualidade do controle e garante-se rastreabilidade, ou seja, o registro detalhado de qualquer movimentação.

Segurança

Documentos físicos estão expostos a acidentes que comprometem sua integridade e não permitem o controle de acesso. Na gestão virtual, os arquivos são protegidos por senha e criptografia, permitindo total controle de visualização e edição.

Economia de espaço e dinheiro

Com a redução do uso de papel, há uma queda significativa nas despesas relacionadas às operações ao longo da cadeia de suprimentos. Diretamente, economiza-se com a aquisição de folhas, cadernos e notas, assim como tinta para impressão e manutenção dos equipamentos. Com o aumento da segurança e precisão de dados mencionados anteriormente, são evitados ainda possíveis custos com acidentes, retrabalho e tempo de manipulação dos documentos.

Outra questão relevante é o espaço físico necessário para o armazenamento da documentação, que, com a digitalização, passa a ser armazenada na nuvem. Dependendo do porte da empresa, este espaço pode ser útil de diversas outras formas e trazer resultados mais positivos para o faturamento.

Inteligência Artificial

Com uma variedade de dados disponíveis online, algoritmos avançados podem transformar informações em valiosas métricas de desempenho, otimizando as operações e fornecendo conteúdo para a criação de estratégias mais assertivas.

Sustentabilidade

Motivo inicial para a adoção de uma rotina profissional paperless, a redução dos impactos ambientais se mantém como um de seus principais benefícios. A fabricação do papel envolve a derrubada de árvores e a utilização de aditivos químicos que podem contaminar a água. Além disso, a reciclagem infelizmente não é adotada devidamente em todas as regiões do país. Sendo assim, quanto menor for a demanda, melhor para o meio ambiente.

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