O e-mail é uma das principais formas de comunicação entre colegas de trabalho, clientes e fornecedores. Ele pode ser utilizado para registrar o que foi decidido em uma reunião ou conversa telefônica, agendar compromissos, solicitar informações ou enviar arquivos, e é considerado um documento.

A maneira com que um e-mail corporativo é escrito reflete a postura do profissional, ajudando a construir sua imagem. Além disso, a mensagem precisa atrair a atenção em meio ao grande volume de e-mails recebidos diariamente e ser compreendida com facilidade pelo destinatário.

Sendo assim, seu conteúdo não deve ser redigido como uma mensagem pessoal ou um comentário em redes sociais. Confira 6 dicas para evitar situações constrangedoras na hora de escrever um e-mail de trabalho.

Não deixe de cumprimentar

A saudação é muito importante em um e-mail corporativo, independente de quem seja o destinatário, pois demonstra cordialidade e educação. Dependendo do nível de intimidade que se tem com o outro, o estilo do cumprimento pode variar. Leve em consideração a situação e sua relação com a pessoa que vai ler a mensagem para escolher o cumprimento mais adequado. Alguns exemplos são “Nome da Pessoa, bom dia!”, “Prezados, boa tarde!”, “Caro Nome da Pessoa, boa noite!”, sempre utilizando vírgula após o nome para isolar o vocativo.

Em situações em que há troca de diversas mensagens ao longo do dia, não há necessidade de incluir a saudação em cada uma delas. Mas, para evitar que o assunto seja abordado de forma muito direta, mencione o nome da pessoa antes de começar a escrever o conteúdo da mensagem.

Muito cuidado com a ortografia

Atente-se às regras gramaticais e revise o material antes de enviar, pois erros de digitação e repetição de palavras acontecem com frequência. As regras do Novo Acordo Ortográfico estão em uso desde 2009, mas até hoje geram incertezas. Caso não tenha plena certeza sobre a grafia correta de uma palavra, utilize a imensa quantidade de informação disponível na internet para pesquisar e tirar a dúvida.

Evite ainda a utilização de pontos de exclamação ou interrogação em excesso, um “Recebeu meu e-mail????” pode soar imaturo e até mesmo rude. A utilização de caixa alta também não é recomendada, transmitindo a impressão de se estar gritando.

Tenha uma assinatura

Tão importante quanto a saudação é a assinatura de um e-mail corporativo. Crie uma assinatura contendo nome completo, telefone e cargo, seguindo os padrões estabelecidos pela organização. Além disso, despeça-se com frases como “Qualquer dúvida estou à disposição”, “Atenciosamente” ou “Aguardo um retorno”.

Seja formal

É fundamental manter a formalidade no envio de e-mails para pessoas com as quais você tem uma relação estritamente profissional. Gírias, emojis, abreviações e palavras como “beijos” e “abraços” não são recomendados, pois podem transmitir falta de profissionalismo. Já termos como “obrigado” e “por favor” devem ser utilizadas sempre que viável.

Um erro comum relacionado à formalidade é o uso de palavras pouco usuais na tentativa de impressionar o leitor com um complexo vocabulário. Essa atitude compromete o entendimento da mensagem e prejudica a comunicação. Expressões que não agregam valor algum ao conteúdo também devem ser evitadas, é o caso de “venho através desta” e “sem mais para o momento”.

Seja objetivo no assunto

O título do e-mail é o que atrai a atenção e faz com que ele se destaque em uma caixa de entrada com inúmeras mensagens não lidas. Sendo assim, um assunto claro e bem definido aumenta as chances de o destinatário priorizar sua mensagem.

Nunca deixe este campo em branco e pense em frases curtas que contenham palavras-chave. Uma dica é deixar o título para ser escrito por último, assim você tem uma ideia mais precisa de como resumir o conteúdo em uma frase simples e impactante.

Evite “responder a todos”

Muitas vezes, a resposta de um e-mail que foi encaminhado para várias pessoas não é relevante para todas. Receber diversas mensagens com “Obrigado” atrapalha o fluxo de trabalho e é inconveniente, portanto tome cuidado para utilizar a opção de responder para todos se o que você tem a dizer é realmente de interesse geral.

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