Fundamental para a execução efetiva da gestão de estoque, o inventário nada mais é do que a listagem de itens no acervo da empresa. O mapeamento deve conter informações precisas e atualizadas, como lote, data de validade e custo de reposição, já que é por meio dele que o reabastecimento é controlado, evitando o excesso ou a falta de produtos armazenados.

Quanto mais descritivo e completo for o inventário, mais simples é o controle e, como consequência, menores são os riscos de falhas no planejamento do fluxo de compra. Com uma contagem minuciosa dos itens do estoque, as operações logísticas funcionam com mais eficiência, permitindo o melhor aproveitamento de recursos e aumentando a lucratividade do negócio.  

Para a realização de um inventário confiável, principalmente em empresas maiores, a atenção aos detalhes é crucial. Confira 6 dicas que auxiliarão na execução desta tarefa.   

Definir o momento adequado

Para facilitar a conferência de dados, o recomendado é fazer o inventário em dias e horários em que há pouca ou nenhuma circulação no estoque, como fins de semana, feriados e momentos fora do horário de expediente. Desta forma, é possível ter certeza de que a realidade do acervo coincide com as informações da contagem final.

Uma opção para complementar o inventário geral é a realização de listagens rotativas, que levam em consideração um número menor de produtos e são mais segmentadas, permitindo a execução durante o período de funcionamento da empresa.

Categorizar os produtos

Para organizar o processo de mapeamento e facilitar a busca por informações relevantes, é importante que a mercadoria seja categorizada. O critério de classificação varia de acordo com as particularidades do negócio, podendo ser por finalidade, fornecedor, localização na prateleira ou nível de demanda, por exemplo, com subcategorias, se necessário. Para isso, é possível utilizar etiquetas, codificações numéricas ou códigos de barras, desde que os produtos sejam encontrados com praticidade. 

É válido lembrar que estabelecer o número de prateleiras, gavetas, armários e outros mobiliários de armazenamentos e associá-los aos itens também contribui para a organização das atividades.

Organizar o espaço físico

Antes de iniciar a contagem e o registro, é muito importante ter uma estrutura lógica e organizada no local. Limpar, desobstruir corredores, planejar o posicionamento das mercadorias e acomodá-las em seus devidos locais devem ser atividades realizadas no dia a dia empresarial para que, além de contribuírem para a produtividade, possibilitem um mapeamento eficiente.

A categorização descrita anteriormente mostra-se essencial nesta etapa, já que facilita o reconhecimento dos objetos. A partir desta separação, é indicada a divisão do espaço em setores e quadrantes, com prateleiras identificadas de forma coerente com as necessidades diárias. A organização do espaço permite a otimização do tempo e aumenta a área útil do estoque, o que reduz custos operacionais.   

Método de contagem

Duas etapas podem passar despercebidas durante a contagem, comprometendo a credibilidade das informações. A primeira delas é a conferência individual, item por item, mesmo em embalagens com quantidades preestabelecidas. Este cuidado assegura a precisão do cálculo e o funcionamento correto do planejamento.

O segundo ponto a ser reforçado é a importância de realizar a listagem mais de uma vez ou por mais de uma pessoa. Se houver divergência entre os dois resultados, é preciso repetir o processo até que se chegue a um valor comum. Desta maneira, eliminam-se as chances de imprecisão nos dados.

Padronizar o registro

Independentemente do volume de dados coletados e dos itens observados no inventário, os resultados serão relevantes apenas se seguirem um padrão. Padronizar a estrutura da lista faz com que as informações sejam facilmente analisadas e que possíveis problemas sejam identificados.

Outro fator importante a ser normatizado é a frequência do inventário, que deve estar sempre atualizado para o correto controle, incluindo as mercadorias vendidas, compradas e devolvidas.

Use a tecnologia a seu favor

Por se tratar de uma atividade trabalhosa e complexa, otimizar a execução do inventário e garantir a segurança das informações coletadas é indispensável. Neste sentido, a tecnologia é uma grande aliada, já que concentra todos os resultados em um só local, fornece alto detalhamento a respeito dos produtos e agiliza a conferência de dados. Softwares de gestão ainda geram relatórios que possibilitam o acompanhamento ágil do estoque e, em alguns casos, identificam automaticamente riscos e oportunidades.

Situações como aumento ou queda inesperada nas vendas são notificadas por ferramentas inteligentes, oferecendo o suporte necessário para que o gestor repense o planejamento de aquisição de novos produtos ou materiais e realize uma gestão de estoques mais eficiente.

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